Подсистема управления заказами покупателей позволяет реализовать наиболее эффективную для предприятия стратегию обслуживания заказов покупателей, например, стратегию минимизации необходимого для обслуживания заказов складского остатка. Возможности по управлению заказами покупателей рассчитаны на торговые предприятия, использующие схемы работы:

·        работа со склада;

·        работа под заказ;

·        совмещение стратегий;

Обработку заказа покупателя можно разбить на следующие этапы:

·        Формирование заказа. Конфигурация "Управление торговлей" позволяет быстро и удобно обрабатывать поступающие от клиентов заказы, регистрируя в системе:

o       Желательные характеристики товаров (цвет, размер и т.д.). Набор свойств характеристик можно задавать индивидуально для каждой позиции номенклатуры. Например, для обуви это будут цвет, размер, полнота, а для холодильников - объем морозильной камеры, число отделений, число и мощность компрессоров;

o       Желательную дату поставки товаров;

o       Согласованную дату оплаты;

На основе заданной информации система позволяет оптимальным образом автоматически разместить заказ покупателя в заказах поставщикам и зарезервировать товары на складах. Размещение товарных позиций заказа покупателя в заказах поставщикам позволяет увеличить объем свободного товарного остатка на складах, который можно использовать для удовлетворения других заказов покупателей.

Для предприятий, осуществляющих поставки товаров своим потребителям "под заказ", особо полезной является возможность вести обособленный учет товаров, позволяющая точно рассчитать суммарную себестоимость товаров и накладных расходов, понесенных для выполнения конкретного заказа покупателя.

·        Автоматическое резервирование заказанных товаров на складе и в заказах поставщикам. Система позволяет выбрать наиболее выгодную для предприятия стратегию работы с заказами покупателей (увеличение свободного складского остатка, уменьшение времени выполнения заказа и др.) и соответствующим образом настроить механизм автоматического резервирования и размещения позиций заказа покупателя на складах компании и в заказах поставщикам. Обычно выбор стратегии резервирования и размещения зависит от используемой предприятием схемы работы:

o       работа со склада;

o       работа под заказ

o       совмещение стратегий

o       перераспределение (при изменении ситуации)

Для схемы работы со склада основной выбирается стратегия автоматического резервирования товаров, а альтернативной стратегией - приоритетное размещение в заказах поставщиков. При работе "под заказ" основной стратегией будет являться размещение товара в заказах поставщиков, а альтернативной - резервирование на складах. Пользователь может также вручную управлять резервированием и распределением товаров под конкретные клиентские заказы, например, указать, на каком складе в первую очередь должны будут резервироваться товары, какие номенклатурные позиции следует заказать поставщикам и т.д. Поддерживается также сочетание автоматического и ручного задания порядка резервирования и размещения.

·        Корректировка заказа. Система позволяет выполнять необходимые корректировки ранее зарегистрированных заказов:

o       добавление или удаление товарных позиций заказа;

o       изменение количества заказанного товара;

o       изменение цен;

o       изменение схемы размещения и резервирования заказанных товаров;

При этом данные о состоянии заказа поддерживаются в актуальном состоянии, в случае, если для корректируемого заказа установлен режим автоматического резервирования и размещения, после корректировки производится автоматическое перераспределение товаров. Предусмотрена возможность отмены заказов, по которым не происходило оплаты и поставки товаров, а также закрытия заказов, выполненных частично.

·        Составление и контроль календарного плана оплаты заказа

·        Оформление приема товаров, заказанных у поставщиков

·        Отгрузка товаров покупателю

·        Закрытие заказа

Контроль оплаты и поставки по заказам покупателя осуществляется в соответствии с порядком взаиморасчетов, определенным в договоре контрагента. Пользователь может в любой момент получить актуальную информацию о текущем состоянии заказа: сколько каких товаров заказано поставщикам, сколько зарезервировано на складах, сколько осталось отгрузить, сколько оплачено заказчиком и т.п. Все этапы прохождения заказа и корректировки по нему могут фиксироваться в системе соответствующими документами, что позволяет отслеживать историю взаимоотношений с клиентами и поставщиками, оценивать эффективность и надежность работы с ними.